FONDO MUTUO DE INVERSIÓN
FAMISANCELA
POLÍTICA
DE PROTECCIÓN DE DATOS
1. ALCANCE
Aplica para todas las áreas y personas que realicen el tratamiento de datos
personales de los usuarios, en cumplimiento de sus funciones dentro de
FAMISANCELA.
2. OBJETO
Garantizar que los datos
personales suministrados y autorizados por nuestros afiliados, aspirantes,
empleados, contratistas, proveedores y demás sujetos que interactúan con EL
FONDO MUTUO DE INVERSIÓN FAMISANCELA, en adelante los usuarios, se
encuentren almacenados con estándares de seguridad que garanticen su
adecuado tratamiento y custodia.
3. PRINCIPIOS
Para el tratamiento de los
datos personales, se respetarán los principios de:
Finalidad | Libertad | Veracidad o calidad | Transparencia Seguridad |
Acceso y circulación restringida | Confidencialidad.
4. AUTORIZACIÓN, USO Y AVISO DE PRIVACIDAD
. Se pedirá autorización
para la recolección, tratamiento y almacenamiento de los datos personales,
informando las finalidades del uso a través del mismo medio por el cual fue
solicitada.
. La
información de los usuarios solo podrá ser utilizada por FAMISANCELA; y será
compartida con sus aliados comerciales y estratégicos, siempre y cuando
exista la autorización previa del responsable de la información.
. En Colombia existe un
aviso de privacidad, que contiene la información exigida por el decreto 1377
de 2013, el cual será comunicado al titular de datos personales. Para
facilitar la divulgación, su contenido podrá ser incluido dentro de la
autorización.
5. TRATAMIENTO DE
LA INFORMACIÓN
• Los datos personales
serán incluidos en bases de datos y su tratamiento será acorde al tipo de
usuario, así:
Afiliados: Los datos e información personal serán considerados información
reservada, y serán tratados con el fin de: i) informar a los afiliados sobre
eventos, servicios, alianzas, concursos y todas aquellas actividades
asociadas a la relación o vínculo existente con FAMISANCELA o terceros que
contraten con él, ii) gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos),
iii) efectuar encuestas de satisfacción y realizar estudios sobre hábitos de
consumo respecto de los servicios de FAMISANCELA, así como de los aliados
comerciales de FAMISANCELA, iv) conocer los datos que reposen en operadores
de bancos de datos de información financiera de que trata la Ley 1266 de
2008 o las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan, y
proporcionarles información de los afiliados a los mismos, v) acceder y
consultar los datos personales que reposen o estén contenidos en bases de
datos o archivos de cualquier entidad privada o pública, vi) compartir
información con las empresas pertenecientes al GRUPO FAMILIA y con el Fondo
de Empleados de Familia Sancela CONFAMILIA.
Clientes: Los datos e
información personal se usará para las finalidades derivadas de la relación
existente, tales como verificar referencias y obtener información comercial,
bancaria y financiera; trasladar esta información a agencias de información
comercial, entidades y bancos de datos que presten estos servicios para que
consulten la situación financiera y el comportamiento de pago en las
centrales de información financiera y crediticia; incluir la anterior
información en bases de datos administradas por terceros; y realizar
consultas a través de cualquier medio para efectuar las verificaciones
necesarias sobre origen de fondos y gestión del riesgo de lavado de activos
y financiación del terrorismo, entre otras finalidades que sean
especificadas en cada una de las autorizaciones.
Empleados, aspirantes,
aprendices y practicantes: Los datos e información personal serán
considerados información reservada. Se usará esta información para las
finalidades derivadas de la relación existente, tales como la comprobación
de la idoneidad profesional; verificación de antecedentes legales,
disciplinarios y afines; manejo de las relaciones con las entidades
pertenecientes al sistema de seguridad social, parafiscales y demás
entidades afines; conservación de un registro histórico de las personas que
tuvieron un vínculo laboral con FAMISANCELA; acceso a la historia clínica
ocupacional y a todos aquellos datos que en ella se registren; realizar
consultas a través de cualquier medio para efectuar las verificaciones
necesarias sobre origen de fondos y gestión del riesgo de lavado de activos
y financiación del terrorismo, entre otras finalidades que sean
especificadas en cada una de las autorizaciones.
Proveedores: Los datos e
información personal se usará para las finalidades derivadas de la relación
existente, tales como seleccionar, evaluar y ejecutar contratos; enviar
información en función de la relación comercial vigente; y realizar
consultas para las verificaciones necesarias sobre origen de fondos y
gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo; entre
otras finalidades que sean especificadas en cada una de las autorizaciones.
Cuando se le exija a FAMISANCELA la divulgación de datos personales de algún
proveedor, como consecuencia de un proceso de contratación, ésta se
efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta
política y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que
se divulga. FAMISANCELA recolectará de sus proveedores los datos personales
de los empleados de éste, que sean necesarios y pertinentes, que por motivos
de seguridad o cumplimiento normativo deba analizar y evaluar, realizar
consultas a través de cualquier medio para efectuar las verificaciones
necesarias sobre origen de fondos y gestión del riesgo de lavado de activos
y financiación del terrorismo, entre otras finalidades que sean
especificadas en cada una de las autorizaciones.
Comunidad en general: La recolección de datos de
personas naturales derivadas de acciones relacionadas con la comunidad, se
regirá por esta política. Se informará y se obtendrá la autorización de los
titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice para el
efecto en relación con estas actividades.
Datos de menores de edad: La obtención de datos de
menores de edad se realizará únicamente con previa autorización de su
representante legal a través de los mecanismos electrónicos o físicos
dispuestos para tal efecto. Se pondrá en conocimiento de los representantes
del menor la finalidad del tratamiento de sus datos personales, así como los
términos, condiciones y la presente política para que sean leídos y
aceptados por quien se presume es el titular de la patria potestad. Los
contenidos de FAMISANCELA son aptos y diseñados especialmente para los
menores de edad, garantizando los derechos a la salud, la educación y el
libre desarrollo de la personalidad.
6. UBICACIÓN Y CONTACTO
Los canales establecidos
por FAMISANCELA para ejercer los derechos de los usuarios serán los
siguientes:
Su sede principal se
encuentra ubicada en la ciudad de Medellín, Colombia, y tiene dispuesto como
canal de contacto con Los Usuarios, las comunicaciones escritas dirigidas a
su domicilio en la carrera 50 # 8 sur- 117 o al correo electrónico
famisancela@fondosfamilia.com
7. DERECHOS DE LOS USARIOS
. Dirigirse a FAMISANCELA
por los canales establecidos (indicados en esta política), para conocer,
actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales de forma gratuita, o
revocar la autorización para el tratamiento de los mismos.
. Solicitar prueba de la
autorización otorgada a FAMISANCELA salvo cuando, de acuerdo con la ley, el
tratamiento que se está realizando no la requiera.
. Ser informado por
FAMISANCELA, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos,
respecto al uso que este le ha dado a sus datos personales.
. Presentar consultas o
reclamos, por los canales establecidos, adjuntando copia del documento de
identidad que los acredita como titulares de los datos e informando a través
de qué medio desean la respuesta a su solicitud.
. En el caso en que falte
alguno de los requisitos necesarios para ejercer sus derechos a consultar o
reclamar, se le informará dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a
la recepción de la solicitud para que los complete, si no los subsana, no se
podrá dar trámite a su solicitud. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha
del requerimiento sin que sean subsanados, se entenderá que ha desistido de
la misma.
. Las
consultas deberán ser resueltas dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes. En caso de no ser posible atender una consulta en el término
mencionado, se le informará al usuario los motivos de la demora y se le
señalará una fecha en que se atenderá el requerimiento, la cual nunca será
superior a cinco (5) días hábiles luego de la fecha del término inicial.
. El término máximo
para atender un reclamo será de cinco (5) días hábiles contados a partir del
día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se informarán al usuario los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso
podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una
leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término
no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el
reclamo sea decidido.
8. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
. Los titulares de los
datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus
datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una
disposición legal.
. El titular de la información deberá aclarar si la revocación de su
autorización es sobre todas las finalidades consentidas inicialmente, esto
es, que FAMISANCELA dejará de tratar por completo los datos del titular, o
si la solicitud es para algún tratamiento en particular.
9. ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Se almacenará y custodiará
la información personal bajo medidas de seguridad, con el empleo de
herramientas adecuadas y bajo procedimientos de control de acceso para
evitar el ingreso no autorizado, por parte de terceros a los datos
personales almacenados en las bases de datos.
10. DEBERES SOBRE LOS DATOS PERSONALES
Deberes de los
RESPONSABLES del tratamiento:
• Garantizar al titular,
el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar
copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgado por el
titular, según lo previsto en la ley.
• Informar debidamente al titular sobre la
finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la
autorización otorgada.
• Conservar la información bajo condiciones de
seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre
al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma
oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los
datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga
actualizada.
•
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según
el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado según
lo previsto en la ley.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo
momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la
información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en
los términos señalados en esta política y en la ley.
• Informar a solicitud del
titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar al encargado del tratamiento cuando una
información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya
presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a la autoridad
de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
titulares.
•
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad de
protección de datos al respecto.
Deberes de los ENCARGADOS
del tratamiento de datos personales:
• Garantizar al titular,
el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información
bajo condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar, rectificar o
suprimir los datos en los términos de la ley.
• Actualizar la
información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los
cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y
los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta
política y en la ley.
• Abstenerse de circular información que esté
siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la
autoridad de protección de datos.
• Permitir el acceso a la información únicamente a
las personas que estén facultadas para tener acceso a ella.
• Informar a la autoridad
de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
titulares.
•
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad de
protección de datos.
11. VIGENCIA DE
LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos tendrán
una vigencia igual al período en que se mantenga la finalidad o finalidades
del tratamiento en cada base de datos, o la vigencia legal establecida.
12. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA
La presente Política de
Protección de Datos Personales de EL FONDO MUTUO DE INVERSIÓN FAMISANCELA
será actualizada si ocurre alguno de los siguientes supuestos:
.
Un cambio normativo que implique la modificación de la misma.
. Un cambio en la
organización como fusión empresarial o rediseño de las empresas que
conforman el Grupo que tenga efecto en el tratamiento de los datos
personales.
. Un
cambio en alguna de las finalidades del tratamiento de datos personales o la
inclusión de un nuevo grupo de interés.
